- con deliberazione di Giunta Comunale N. Repertorio DG/2024/308, Pg n. 910499/2024 del 27/12/2024 è stato approvato il Piano integrato di attività e organizzazione (PIAO) del Comune di Bologna, ai sensi dell’art. 6 del D.L. n. 80/2021 convertito con modificazione in Legge n. 113/2021, successivamente aggiornato e integrato con le deliberazioni rispettivamente N. Repertorio DG/2025/38 PG N. 120303/2025 e N. Repertorio DG/2025/87 PG N. 242111/2025;

- le linee di mandato 2021-2026 definiscono una nuova strategia digitale che prevede lo sviluppo ulteriore della Rete Civica Metropolitana per ampliare le opportunità di interazione digitale con la pubblica amministrazione, realizzando nuovi servizi pubblici digitali centrati sull’utente, integrati, aumentati, semplici e sicuri al fine di innalzare la qualità e usabilità dei servizi pubblici online;

Premesso, inoltre, che il PNRR, nella Missione 1 – Componente 1 prevede interventi per la digitalizzazione delle infrastrutture tecnologiche e dei servizi della PA al fine di garantire alla cittadinanza e alle imprese servizi più efficienti e universalmente accessibili;

Visti:
- il decreto-legge 6 maggio 2021 n. 59, convertito con modificazioni dalla legge 1 luglio 2021, n. 101 che approva misure urgenti relative al Fondo Complementare al Piano nazionale di ripresa e resilienza e altre misure urgenti per gli investimenti;
- il Piano Nazionale Complementare (PNC) di cui al sopra citato decreto-legge che prevede il programma cofinanziato “Servizi digitali e Cittadinanza digitale” al fine di rafforzare con ulteriori risorse e iniziative la misura PNRR M1C1 – Investimento 1.4: “Servizi digitali e esperienza dei cittadini” volta a migliorare i servizi digitali offerti ai cittadini;
- l’articolo 1, co. 2, lett. a) 1 del citato decreto-legge del 6 maggio 2021, n. 59, convertito con modificazioni dalla legge 1° luglio 2021, n. 101 di ripartizione delle risorse destinate tra l’altro ai “Servizi digitali e cittadinanza digitale” del PNC, corrispondenti ad euro 350.000.000,00 (trecentocinquanta milioni/00), nel periodo compreso tra l’anno 2021 e il 2026;
- il decreto del Ministro dell’economia e delle Finanze 1° agosto 2022 che individua gli obiettivi iniziali, intermedi e finali del programma cofinanziato “Servizi digitali e cittadinanza digitale” definiti in relazione al relativo cronoprogramma finanziario di cui all’articolo 1 comma 2 del decreto-legge 6 maggio 2021, n. 59 e in coerenza al relativo cronoprogramma procedurale previsto nel PNRR, nonché le relative attività di monitoraggio, le informazioni relative amministrazione proponente, alla complementarità con il PNRR, ai soggetti attuatori e alle modalità di attuazione degli interventi;
- la Scheda Progetto “Servizi Digitali e Cittadinanza Digitale approvata con il sopra citato decreto 1 agosto 2022 che comprende, tra gli altri, l'obiettivo “Digitalizzare la Pubblica Amministrazione” volto a sostenere, alla lettera f), le seguenti attività: la digitalizzazione della PA attraverso un programma pilota per definire modelli per la dematerializzazione degli archivi cartacei e la digitalizzazione dei processi;

Visti, inoltre:
- il decreto-legge 2 marzo 2024, n.19 recante “Ulteriori disposizioni Urgenti per l’attuazione del Piano di ripresa e resilienza (PNRR)”, convertito con modificazioni dalla L. 29 aprile 2024, n.56;
- l’art. 21, comma 1 del citato decreto-legge 2 marzo 2024, n.19 che prevede: “Al fine di assicurare l'efficace e tempestiva attuazione dei processi di dematerializzazione e digitalizzazione documentale delle pubbliche amministrazioni connessi agli obiettivi di cui al regolamento (UE) 2021/240 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 10 febbraio 2021, e al regolamento (UE) 2021/241 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 12 febbraio 2021, le pubbliche amministrazioni, mediante apposite convenzioni, possono avvalersi, ai sensi dell'articolo 10 del decreto-legge 31 maggio 2021, n. 77, convertito, con modificazioni, dalla legge 29 luglio 2021, n. 108, del supporto tecnico-operativo dell'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A.”;
- l’art. 21 comma 2 del citato decreto-legge 2 marzo 2024, n. 19 che dispone: “A valere sulle risorse di cui all'articolo 1, comma 2, lettera a), numero 1, del decreto-legge 6 maggio 2021, n. 59, convertito, con modificazioni dalla legge 1° luglio 2021, n. 101, e nell'ambito del programma "Servizi digitali e cittadinanza digitale" del PNC, il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio dei ministri può ricorrere, mediante apposita convenzione, all'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A. per la realizzazione di progetti pilota per investimenti relativi alla definizione di modelli per la dematerializzazione degli archivi cartacei e per la digitalizzazione dei relativi processi caratterizzati da elevata replicabilità.”;

Dato atto che:
- ai sensi dell’art. 21 comma 2 del citato decreto-legge 2 marzo 2024, n. 19, il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio dei ministri e l'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A. hanno stipulato in data 21 ottobre 2024 apposito accordo ex art. 15 della L. 241/1990 e ss.mm.ii., per la realizzazione di progetti pilota per investimenti relativi alla definizione di modelli per la dematerializzazione degli archivi cartacei e per la digitalizzazione dei relativi processi caratterizzati da elevata replicabilità;
- il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio dei ministri ha altresì comunicato la disponibilità dell’Associazione Nazionale Comuni Italiani a sviluppare progetti pilota di dematerializzazione con il supporto delle strutture competenti dell’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato;

Considerato che:
- il Comune di Bologna, all’interno di una cornice legislativa nazionale ed europea articolata e volta a guidare e supportare la trasformazione digitale del settore pubblico, sta lavorando per convergere verso un’architettura tecnologica innovativa, grazie a una puntuale programmazione capace di individuare gli interventi prioritari, identificando le modalità di implementazione degli interventi progettuali e definendo i fattori necessari al raggiungimento dei propri obiettivi;
- in questo quadro fortemente innovativo, l’Amministrazione Comunale, ha inteso qualificare ulteriormente il processo di digitalizzazione dei Servizi Demografici affiancando al percorso dettato dalla normativa nazionale, un ulteriore processo progettuale, approvato con deliberazione di Giunta comunale n. PG 102097/2023, n. Repertorio DG/2023/36, al fine di rispondere in maniera più puntuale ed efficace alle esigenze della propria realtà territoriale, in applicazione dei principi e delle finalità previsti dal Piano di Innovazione Digitale 2022 – 2024;

Dato atto che:
- il Settore Servizi Demografici ha elaborato un progetto di digitalizzazione dell’Archivio cartaceo di Anagrafe – Stato Civile rispondente agli obiettivi e ai criteri di cui al programma “Servizi digitali e cittadinanza digitale” del PNC con particolare riferimento ai progetti pilota per investimenti relativi alla definizione di modelli per la dematerializzazione degli archivi cartacei e per la digitalizzazione dei relativi processi caratterizzati da elevata replicabilità;
- il progetto prevede la dematerializzazione dei cartellini persona e dei fogli famiglia, che coprono un arco temporale che va dal 1866 al 1996, conservati presso l’Archivio Storico Anagrafe – Stato Civile, che vengono utilizzati per ricerche storiche sulla popolazione di Bologna e per la produzione delle relative certificazioni previste dalla norma anagrafica;
- il progetto si pone l’obiettivo di migliorare le modalità di ricerca delle informazioni anagrafiche all’interno dell’archivio storico e salvaguardare la relativa documentazione cartacea, non rendendo più necessaria la sua movimentazione e consultazione;
- ulteriore obiettivo è quello di completare l’efficientamento del flusso di lavoro relativo al procedimento di richiesta di certificazione storica realizzando una modalità completamente digitale, a partire da nuovi servizi online per la ricezione delle istanze, passando attraverso la consultazione di una banca dati informatizzata per il reperimento delle informazioni necessarie e la risposta al cittadino attraverso il canale digitale, puntando a velocizzare i tempi di risposta totali;

Considerato, inoltre, che il progetto è in linea con le finalità del PNRR, in particolare:
● digitalizzazione dei processi amministrativi:
- rendere più efficienti e trasparenti le procedure, riducendo i tempi di attesa e i costi;
- promuovere l'utilizzo di strumenti digitali per la gestione dei documenti e la comunicazione tra PA, cittadini e imprese;
● dematerializzazione dei documenti:
- sostituire la documentazione cartacea con formati digitali, favorendo la conservazione e la consultazione dei dati;
- implementare sistemi di archiviazione digitale sicuri e accessibili;
● sviluppo di servizi digitali:
- offrire ai cittadini e alle imprese servizi online semplici e intuitivi, accessibili da qualsiasi dispositivo;
- migliorare l'esperienza dell'utente e favorire l'inclusione digitale;

Rilevato che il progetto di digitalizzazione dell’Archivio cartaceo di Anagrafe – Stato Civile del Comune di Bologna è stato individuato dal Dipartimento per la trasformazione digitale tra i progetti pilota da avviare e che si è proceduto a trasmettere all’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato la documentazione utile a procedere all’analisi dei materiali progettuali;

Preso atto che:
- l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato ha comunicato al Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri gli esiti positivi dell’istruttoria condotta sul progetto presentato dal Comune di Bologna;
- l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato, in attuazione del richiamato Accordo stipulato in data 21 ottobre 2024 tra il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio dei ministri e l'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A., ha proposto di procedere alla stipula di una convenzione ai sensi dell’art. 21, comma 2, del decreto-legge 2 marzo 2024, n. 19 per la realizzazione del Progetto “ Digitalizzazione Archivio Storico Anagrafe – Stato Civile” al fine di disciplinare in maniera compiuta competenze, responsabilità e obblighi connessi alla gestione, controllo e rendicontazione delle attività da svolgere;

Dato atto che:
- l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato procederà, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa, all'individuazione del fornitore dei servizi di dematerializzazione previsti dal Progetto in parola attraverso il conferimento di apposito incarico per la realizzazione delle attività previste e curando altresì la gestione dei relativi rapporti contrattuali;
- l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato procederà all’erogazione dei corrispettivi dovuti al fornitore con le modalità che saranno previste nel relativo incarico
- le attività previste nel progetto sono realizzate nell’ambito dell’intervento “Realizzazione di progetti pilota per investimenti relativi alla definizione di modelli per la dematerializzazione degli archivi cartacei per la P.A.” di cui all’Accordo di collaborazione sottoscritto tra il Dipartimento di trasformazione digitale e l’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato il 21 ottobre 2024, secondo quanto riportato nel relativo Piano Operativo e sono pertanto finanziate a valere sulle risorse di cui all'articolo 1, comma 2, lettera a), numero 1, del decreto-legge 6 maggio 2021, n. 59, convertito, con modificazioni, dalla legge 1° luglio 2021, n. 101, e nell'ambito del programma "Servizi digitali e cittadinanza digitale" del Piano Nazionale Complementare (PNC);
- tutte le attività si svolgeranno presso i locali dell’Archivio di Anagrafe e Stato Civile sito in via Capramozza 15 all’interno dei quali verranno individuate apposite postazioni lavoro per garantire la corretta gestione delle diverse fasi progettuali;

Dato altresì atto che del progetto in parola è stata data apposita comunicazione alla Prefettura di Bologna e alla Soprintendenza archivistica e bibliografica dell’Emilia-Romagna e che quest’ultima ha espresso parere favorevole sul progetto preliminare con nota PG.N. 515128/2025 conservata agli atti;

Ritenuto di procedere alla stipula della convenzione proposta dall’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato al fine di disciplinare compiutamente tutte le attività volte a conseguire la completa dematerializzazione della documentazione già sopra descritta, conseguendo un importante efficientamento dei processi lavorativi e una più elevata qualità dei servizi resi alla cittadinanza;

Richiamato l'art. 15 "Accordi fra Pubbliche Amministrazioni" della Legge 7 agosto 2000, n. 241 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi" a norma del quale le Amministrazioni Pubbliche possono sempre concludere tra loro accordi per disciplinare lo svolgimento in collaborazione di attività di interesse comune;

Visto lo schema di convenzione tra il Comune di Bologna e l'Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato SpA per la realizzazione del progetto “Digitalizzazione Archivio Storico Anagrafe – Stato Civile” - Piano Nazionale Investimenti Complementari al Piano Nazionale Ripresa e Resilienza – Rafforzamenti della Misuera M1C1 – Investimenti 1.4. “Servizi digitali e esperienza dei cittadini” - Intervento “Realizzazione di progetti pilota per investimenti relativi alla definizione di modelli per la dematerializzazione degli archivi cartacei” CUP B81C24000140001 allegato sotto la lettera A) al presente atto deliberativo quale parte integrante e sostanziale;

Visti:
- il Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante il “Codice dell’Amministrazione Digitale”;
- il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 12 gennaio 2024 concernente l’adozione del “Piano triennale per l’informatica nella pubblica amministrazione 2024 – 2026”;
- il Codice in materia di protezione dei dati personali di cui al Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 come modificato dal Decreto Legislativo 10 agosto 2018 n. 101 recante “Disposizioni per l'adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati)”;
- il Decreto Legislativo 31 marzo 2023 n. 36 recante “Codice dei contratti pubblici e il successivo Decreto Legislativo 31 dicembre 2024 n. 209 “Disposizioni integrative e correttive al codice dei contratti pubblici di cui al Decreto Legislativo 31 marzo 2023 n. 36”;
- lo Statuto Comunale;

Preso atto, ai sensi dell'art. 49, comma 1°, del D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267, così come modificato dal D.L. 174/2012, del parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica espresso dalla Responsabile del Settore Servizi Demografici;

Dato atto che la presente deliberazione non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell'ente, ai sensi dell’art 49 comma 1 del D.lgs 267/2000 smi, e che, pertanto, non si richiede il parere del Responsabile dei servizi finanziari in ordine alla regolarità contabile;

Su proposta del Settore Servizi Demografici congiuntamente al Dipartimento Segreteria Generale, Partecipate, Appalti, Sport e Quartieri;

A voti unanimi e palesi

La consultazione del testo di questo documento é possibile, durante il periodo di affissione, anche presso l'Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) , Sportello Presa Visione e Rilascio Atti Amministrativi di p.zza Maggiore, 6
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