Albo Pretorio

LA GIUNTA
Premesso che:

- in data 12 luglio 2024 con Delibera di Giunta PG 467124 / 2024, il Comune di Bologna ha promosso la sottoscrizione del "nuovo patto per la giustizia dell'area metropolitana di Bologna", protocollo d’intesa firmato da Comune e Città Metropolitana di Bologna, Regione Emilia-Romagna, Uffici Giudiziari della città, Ordini degli Avvocati, dei Dottori commercialisti ed Esperti contabili, Consiglio notarile, Università, Archivio di Stato, e dai principali organismi rappresentativi delle realtà economiche e del volontariato locali;

- il protocollo suddetto è l’aggiornamento del precedente Patto per la Giustizia dell’Area Metropolitana di Bologna, stipulato in data 10 luglio 2017 a sua volta estensione del precedente “Patto per la Giustizia della Città di Bologna”, stipulato in data 14 dicembre 2012;

- il Nuovo Patto per la Giustizia dell’area metropolitana di Bologna promuove la collaborazione fra i sottoscrittori per realizzare iniziative e progetti volti a migliorare l'efficienza e la qualificazione dei servizi della Giustizia e, in particolare, fra i suoi obiettivi prevede:

 l'estensione dell'utilizzo delle tecnologie informatiche e telematiche negli uffici giudiziari al fine di semplificare le procedure, favorire l'accesso e l'interscambio delle informazioni e la fruizione dei servizi della giustizia, con riduzione dei relativi costi per le strutture e gli utenti (cittadini, imprese, professionisti);

 lo sviluppo di servizi integrati fra uffici giudiziari e uffici di altre amministrazioni pubbliche dell'area metropolitana di Bologna;

 l'estensione dell'utilizzo delle funzionalità del Processo Telematico per la trasmissione di informazioni, il deposito di atti e la gestione di flussi documentali fra uffici giudiziari e uffici di altre amministrazioni pubbliche locali dell'area metropolitana di Bologna;

 la realizzazione di interventi di interscambio di know-how fra dipendenti delle diverse pubbliche amministrazioni del territorio metropolitano di Bologna;

- in questo contesto, il Comune di Bologna, in linea con gli obiettivi sopra esposti, si è dotato dal 2015 di un Punto di Accesso al Processo Telematico (ai sensi del D.M. 44 - 21 febbraio 2011, certificato dal Ministero della Giustizia ed inserito nel corrispondente Elenco Pubblico) e ha sviluppato una piattaforma di interoperabilità, che consente la gestione digitale e telematica, a valore legale, dei flussi documentali con il Tribunale di Bologna (deposito e ricezione di atti e notifiche, consultazione per via telematica dei fascicoli processuali, gestione telematica dei pagamenti delle spese di Giustizia);

- il Comune di Bologna, in applicazione delle disposizioni di cui all’art. 16, comma 12, del DL 179/2012, recante “Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese (Giustizia Digitale)”, ha provveduto, in data 4 agosto 2017, ad inserire il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC) nel “Registro PP.AA.” del Ministero della Giustizia, per ricevere comunicazioni e notificazioni per via telematica da parte delle cancellerie degli Uffici Giudiziari;

- il Comune di Bologna a partire dal 2017, anticipando l’obbligatorietà dell’adesione al Processo Civile Telematico per le Pubbliche Amministrazioni, ha abilitato all’uso dei servizi forniti dal Punto di Accesso al Processo Telematico propri funzionari, censiti sul Registro Generale degli Indirizzi Elettronici (ReGIndE) del Ministero della Giustizia come soggetti abilitati esterni pubblici e ha definito con il Tribunale di Bologna procedure in grado di assicurare la gestione digitale e telematica di flussi documentali fra uffici in relazione a:

 Trattamenti Sanitari Obbligatori, Accertamenti Sanitari Obbligatori e Trattamenti Sanitari Obbligatori extra-ospedalieri;

 Tutele, Curatele e Amministrazioni di Sostegno;

 Procedure esecutive mobiliari e immobiliari per recupero crediti;

- con il successivo e progressivo maturare della obbligatorietà dell’adesione alle logiche del Processo Civile Telematico, dal 2020 in poi il Comune di Bologna ha attivato ulteriori flussi documentali tramite la strumentazione citata per gestire in particolare:

 Opposizioni a Sanzioni Amministrative di competenza dei Giudici di Pace e dei Tribunali Ordinari;

 Gestione di procedimenti riguardanti minori, in relazione con Tribunali per i Minorenni, Procure della Repubblica presso i Tribunali per i Minorenni e Tribunali ordinari;

Rilevato che:

- l'art. 14 del DPR 396/2000, recante “Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile”, dispone che “i provvedimenti dell'autorità giudiziaria italiana” che devono essere trascritti o annotati negli archivi di stato civile “sono trasmessi senza indugio dal cancelliere del giudice che li ha pronunciati all'ufficiale dello stato civile competente”;

- ai sensi dello stesso DPR 396/2000, recante “Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile”, sono numerose le casistiche di comunicazioni e disposizioni, inviate al Comune da parte del Tribunale, con le quali si provvede a richiedere aggiornamenti dei registri di stato civile (tramite annotazioni, trascrizioni, correzioni, rettifiche);

- le comunicazioni e disposizioni sopra citate si sostanziano nell'invio dal Tribunale al Comune di sentenze, omologhe, decreti e altre comunicazioni inerenti:

 Separazioni e Divorzi;

 Tutele, Curatele e Amministrazioni di Sostegno;

 Nascite, adozioni, riconoscimenti e disconoscimenti;

 Rettificazioni ex Artt. 95-96-97, DPR 396/2000;

 Correzioni ex Artt. 98-99-100, DPR 396/2000;

- tali comunicazioni e disposizioni, che annualmente si compongono di svariate centinaia di fascicoli inviati dalle cancellerie civili del Tribunale, vengono gestite dall’Ufficio Matrimoni e Unioni Civili e dall’Ufficio Nascite e Cittadinanza del Settore Servizi Demografici del Comune di Bologna;

Rilevato altresì che:

- l’art. 10, comma 1, del DPR 396/2000, recante “Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile”, prevede che in ciascun ufficio di stato civile siano registrati e conservati in un unico archivio informatico tutti gli atti formati nel Comune o comunque relativi a soggetti ivi residenti, riguardanti la cittadinanza, la nascita, i matrimoni, le unioni civili e la morte;

- l’art. 10, comma 2, del DPR 396/2000, recante “Regolamento per la revisione e la semplificazione dell'ordinamento dello stato civile”, stabilisce che le modalità tecniche per l’iscrizione, la trascrizione, l’annotazione, la trasmissione e la tenuta degli atti dello stato civile conservati negli archivi, di cui al comma 1, vengano previste con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri.

Atteso che:

- l'art. 109, comma 3, del DPR 396/2000, prevede che, nella fase transitoria antecedente alla entrata in funzione degli archivi informatici, con decreto del Ministro dell'Interno, siano stabilite le disposizioni (di cui all'articolo 10) che si rendono necessarie per la tenuta dei registri; tale decreto è stato emanato in data 27 febbraio 2001 (G.U. n. 66 del 20 marzo 2000) ed è tuttora vigente;

- la mancata adozione del decreto di cui all'art. 10, comma 2, del DPR 396/2000, ha trovato parziale compensazione con l’entrata in vigore del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell'Amministrazione Digitale”, che, all'art. 47, ha disposto che “le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l’utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa” e che “esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza”;

- gli artt. 47 e 48 del D.lgs 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell'Amministrazione Digitale”, hanno altresì indicato la trasmissione attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al DPR 11 febbraio 2005, n. 68, come modalità valida per la verifica della provenienza delle comunicazioni di cui al punto precedente;

- ancora il Dlgs 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell'Amministrazione Digitale” all’articolo 62, che dispone l’istituzione dell’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR), con il comma 2 bis precisa che “l'ANPR contiene altresì l'archivio nazionale informatizzato dei registri di stato civile tenuti dai comuni garantendo agli stessi, anche progressivamente, i servizi necessari all'utilizzo del medesimo;

- il Ministero dell'Interno, in attuazione di quanto disposto dai sopra menzionati artt. 47 e 48 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82, recante “Codice dell'Amministrazione Digitale”, ha peraltro emanato linee guida per la trasmissione degli atti di stato civile tramite PEC, nell'ambito delle comunicazioni dalle Rappresentanze diplomatico-consolari italiane all’estero ai Comuni (circolare n. 23, del 27 ottobre 2009) e nell'ambito delle trasmissioni tra Comuni (circolare n.14 del 18 maggio 2011);

- il D.M 18 ottobre 2025 ha introdotto ANSC ovvero l’archivio informatizzato degli atti di stato civile. L’ANSC consente una gestione completamente digitale dei registri di nascita, matrimonio, unione civile, morte e cittadinanza, uniformando e semplificando le procedure su tutto il territorio nazionale con risparmi su stampa, archiviazione e gestione documentale. Resta fermo dal punto di vista sostanziale quanto previsto dal D.P.R N. 396/2000.

Dato atto che:

- grazie agli strumenti digitali e alle conseguenti soluzioni organizzative a disposizione del Comune sopra citate, constatato il miglioramento di efficienza nel dialogo amministrativo e nella gestione dei flussi documentali fra i due Enti, e dopo aver condotto una attività di analisi delle comunicazioni inerenti agli aggiornamenti dei registri di stato civile, Tribunale e Comune di Bologna hanno deciso di estendere l’utilizzo di soluzioni digitali e telematiche alla gestione di procedure relative a:

 Separazioni e Divorzi;

 Tutele, Curatele e Amministrazioni di Sostegno;

 Nascite, adozioni, riconoscimenti e disconoscimenti;

 Rettificazioni ex Artt. 95-96-97, DPR 396/2000;

 Correzioni ex Artt. 98-99-100, DPR 396/2000.

- tale scelta organizzativa è stata disciplinata da apposita convenzione che prevede un modello operativo coerente con :

 le disposizioni di legge sopra richiamate;

 l’esigenza di utilizzare le potenzialità del Processo Telematico per semplificare la gestione delle comunicazioni inerenti agli aggiornamenti di stato civile attraverso la gestione digitale e telematica dei flussi documentali;

 la prospettiva di sviluppo dell'archivio informatico unico previsto dall'art. 10, comma 1, del DPR 396/2000.

Vista e richiamata la deliberazione di Giunta Comunale DG/2020/146, PG 257223/2020, del 30 giugno 2020, con la quale è stata approvata la Convenzione denominata “Convenzione per la gestione digitale e telematica delle comunicazioni fra Tribunale e Comune di Bologna inerenti agli aggiornamenti di Stato Civile”, successivamente siglata in data 14 luglio 2020;

Dato atto che la gestione digitale e telematica prevista dalla Convenzione ha preso avvio a settembre 2020 con una prima fase sperimentale seguita da un avvio a regime dal primo gennaio 2021 con scadenza il 31 dicembre 2022.

Rilevato che

- come disposto dall’Articolo 6 della prima Convenzione suddetta, in vista della scadenza, prevista per il 31 Dicembre 2022, Comune di Bologna e Tribunale di Bologna avevano espresso la propria valutazione positiva attraverso documenti formali acquisiti agli atti, rinnovando la Convenzione citata fino al 31/12/2025 e stabilendo, all’Articolo 5 della Convenzione rinnovata, una possibilità di proroga a seguito di una valutazione positiva sulla sua efficacia espressa formalmente dalle parti;

- coerentemente con quanto disposto nell’Articolo 2 (impegni delle parti) della convenzione rinnovata, che fissava sia per il Comune di Bologna che per il Tribunale di Bologna l’impegno di “favorire l’estensione dell’utilizzo delle funzionalità digitali e telematiche ad altre amministrazioni pubbliche e in particolare agli altri enti locali dell’area metropolitana di Bologna, corrispondente al circondario del Tribunale”, Comune e Tribunale hanno promosso nel 2024, insieme a Regione Emilia-Romagna, Città Metropolitana di Bologna, Lepida scpa e le Aziende Ausl di Bologna e Imola, la stipula di una “Convenzione metropolitana per la semplificazione dei flussi documentali fra enti locali ed uffici giudiziari”, sottoscritta ad Ottobre 2024, e che promuove fra le altre cose la diffusione a tutta l’Area Metropolitana di Bologna della gestione digitale e telematica delle comunicazioni inerenti agli aggiornamenti di stato civile, secondo le logiche impostate nella presente Convenzione e nel relativo Allegato 1;

- giunti con la fine di dicembre del 2025 alla scadenza della Convenzione Rinnovata e registrate come previsto le valutazioni positive degli Uffici del Comune coinvolti e del Tribunale di Bologna sull’efficacia della gestione digitale, tramite le logiche e le strumentazioni del Processo Civile Telematico delle comunicazioni fra Tribunale e Comune inerenti gli aggiornamenti dei registri di Stato Civile.

Ritenuto, pertanto, opportuno procedere al rinnovo della convenzione che disciplina i rapporti fra i contraenti per la gestione a regime delle comunicazioni e disposizioni inerenti agli aggiornamenti di stato civile in formato digitale e modalità telematica;

Sottolineato che a tale scopo è stato redatto, d’intesa fra le parti, lo schema di "Rinnovo e Aggiornamento della Convenzione", che definisce gli impegni dei contraenti, le modalità organizzative e, nel relativo allegato, le tipologie e le fasi di attuazione della procedura nel dettaglio, allegato sotto la lettera A) al presente atto deliberativo quale parte integrante e sostanziale;

sentito il Settore Agenda Digitale e Sistemi Informativi;

Preso atto, ai sensi dell'art. 49, comma 1°, del D.Lgs. 18 agosto 2000, n. 267, così come modificato dal D.L. 174/2012, del parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica espresso dal Responsabile del Dipartimento Segreteria Generale, Partecipate, Appalti, Sport e Quartieri;

Dato atto che la presente deliberazione non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico-finanziaria o sul patrimonio dell'ente, ai sensi dell’art 49 comma 1 del D.lgs 267/2000 smi, e che, pertanto, non si richiede il parere del Responsabile dei servizi finanziari in ordine alla regolarità contabile”;

su proposta del Dipartimento Segreteria Generale, Partecipate, Appalti, Sport e Quartieri,

A voti unanimi e palesi

DELIBERA

1. DI APPROVARE, per le motivazioni meglio espresse in premessa e che qui si intendono integralmente richiamate, lo schema di convenzione e il relativo Allegato 1 tra Comune di Bologna e Tribunale di Bologna per la gestione digitale e telematica delle comunicazioni inerenti agli aggiornamenti di stato civile, allegato sotto la lettera A) al presente atto deliberativo quale parte integrante e sostanziale;

2. DI DARE MANDATO alla Capo Dipartimento Segreteria Generale, Partecipate, Appalti, Sport e Quartieri, competente alla stipula per conto del Comune di Bologna, di definire, in accordo con i competenti uffici, tutti gli aspetti operativi ed organizzativi connessi;

3. DI DARE ATTO che la convenzione avrà durata dalla data di sottoscrizione fino al 31 dicembre 2028, con possibilità di proroga con atto formale delle parti, per un ulteriore anno (fino al 31/12/2029) e, successivamente, per un ulteriore e ultimo anno (fino al 31/12/2030), laddove nel tempo intercorso non siano intervenute modifiche sostanziali alla normativa di riferimento ed alle tecnologie necessarie per la gestione del flusso documentale come descritta nella presente convenzione e nell’Allegato 1;

4. DI DARE MANDATO alla Capo Dipartimento Segreteria Generale, Partecipate, Appalti, Sport e Quartieri di apportare, in sede di sottoscrizione, le modifiche e correzioni di carattere formale e non sostanziale che in tale sede si rendessero eventualmente necessarie.

Infine, con votazione separata, all'unanimità

DELIBERA

DI DICHIARARE, per le motivazioni in premessa esposte, il presente provvedimento immediatamente eseguibile, al fine di procedere tempestivamente alla sottoscrizione della convenzione, ai sensi dell’art. 134, comma 4, del D.Lgs. 267/2000.

La consultazione del testo di questo documento é possibile, durante il periodo di affissione, anche presso l'Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP) , Sportello Presa Visione e Rilascio Atti Amministrativi di p.zza Maggiore, 6
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ALLEGATO1_Rinnovo_Convenzione_Com-Trib_Stato_Civile_2025_Rev.pdf
Schema_Rinnovo_Convenzione_Com-Trib_Stato_Civile_2025_Rev.pdf
frontespizio.pdf